Reuniones productivas
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En muchas organizaciones una pregunta pertinente podría ser: Cuándo trabajan?

Es habitual encontrar que los directivos no están disponibles porque están en reunión y cuando salen de esta es muy probable que vayan para otra. Si a esto sumamos los informes que deben preparar, el día a día que deben atender, es muy probable que el tiempo de un directivo se concentre básicamente en tareas operativas y de poco valor agregado.

Los siguientes son algunos consejos prácticos para que sus reuniones sean más productivas:

1.    Fije con antelación los objetivos de la reunión y hágalos conocer de los participantes. Si no son claros, o la reunión la hace más por costumbre que por necesidad, cancélela o prográmela con menos frecuencia.

2.    Fije un tiempo de reunión. Si no lo hace, es probable que la reunión se alargue sin necesidad o se toquen temas triviales.

3.    Invite a su reunión a quienes deben participar y aportar. Los invitados innecesarios le harán perder tiempo a todos.

4.    Cada reunión debe tener un líder y esta persona u otra debe anotar los resultados, compromisos, responsables y el tiempo en que se realizarán las actividades.

5.    Al terminar la reunión haga un resumen de lo acordado, los responsables y el tiempo de compromiso.

6.    La agenda y compromisos de cada reunión no deben superar una hoja.

7.    Las reuniones deben empezar a tiempo por productividad y respeto con el tiempo de los demás.

8.    Cuando sea posible haga las reuniones Online. Existen herramientas como Skype o Go to Meeting entre otros.

9.    Cuando la reunión sea para tocar los mismos problemas, lo más probable es que no se ha detectado la causa raíz de los mismos. Fíjese la meta  de cuándo debe ser resuelto el problema. Si no lo hace, seguramente pasarán los meses y no lo resolverá. Si no puede llegar a una solución, consiga la ayuda de un tercero ya sea de la empresa o de fuera de ella.

Si es necesario haga un seguimiento de los compromisos antes de la próxima reunión y preste su apoyo cuando sea necesario.


Les deseo una feliz y productiva semana.

Luis Carlos Ibarra Ramírez
Gerente
Professional

Frase de esta semana

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“ Mientras más se conozca el negocio, menos personas se necesitan para dirigirlo” — Anónimo.

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Ahorre en su empresa:
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Antes de enviar un caso a un abogado, negocie. Es más barato y posiblemente más efectivo. Si es necesario, por el tipo o complejidad del caso asesórese de un experto en negociación.

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