Análisis y Optimización de Cargas de Trabajo

Elemento Clave en la Reducción de Gastos 

Qué son las Cargas de Trabajo y para qué sirve un estudio

Las cargas de trabajo son de los elementos menos atendidos y analizados en la mayoría de organizaciones para la reducción y optimización del gastos posiblemente porque el enfoque de estos programas es básicamente financiero.

El análisis y la optimización de funciones y puestos de trabajo, forman parte de nuestra estrategia integral de reducción de gastos.

Piensa por ejemplo, que pasaría si un solo trabajador de la empresa no fuera necesario? Si esta persona gana US 1,500 teniendo en cuenta sus prestaciones legales, quiere decir que la empresa habrá gastado US  18,000 que hubiera podido ahorrar. Imagina ahora que en vez de ser un solo trabajador son cinco o diez. Los gastos aumentarían en US 90,000 y US 180,000.

​Un proceso de análisis es indispensable en cualquier empresa para reducir gastos. Ver video

Y la productividad laboral?

Y existe un problema más, no se mide la productividad o la carga de trabajo de los equipos. En un equipo conformado por 5 personas, imagine que únicamente trabajan el 70% de su tiempo disponible en vez del 100%.  Esto es, hay una capacidad ociosa del 150% (30% x 5).Lo anterior significa que debe contratar dos personas para suplir mayores niveles de producción o de trabajos administrativos cuando realmente no necesitabas a nadie.

El análisis y optimización de las cargas le servirán para ahorrar costos, tener criterios concretos para contratar o despedir, justificar las horas extras, revisar sus procesos, políticas y funciones y en general para ser más productivo. 
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Enfoques para un estudio de cargas de trabajo

Los estudios de funciones y cargas de trabajo frecuentemente se hacen para contratar o despedir personal. Si bien sirven para esto, cuando se trata de reducir y optimizar gastos su enfoque es más amplio.
Un buen estudio de cargas de trabajo puede tener además otros objetivos, entre ellos:
 

• Analizar el costo y tiempo de los procesos.
• Determinar costos ocultos.
• Analizar el cambio de normas y políticas.
• Determinar los cambios posibles de la tecnología y los procesos.
• Hacer cambios en el perfil de los funcionarios.
• Determinar análisis de necesidades de capacitación.
• Analizar el impacto de nuevas tecnologías y procesos.
• Hacer un comparativo de los niveles de eficiencia contra la competencia.
• Determinar los tiempos mínimos de atención a usuarios por ejemplo en el caso de servicio al cliente o atención de quejas.

Determinar unos buenos objetivos son fundamentales para garantizar la calidad del estudio.

De dónde parte el estudio?

Determinar unos buenos objetivos es fundamental para garantizar la calidad del estudio.

Debido a la presencia de software para control de funciones, tiempos y procesos, el estudio de cargas de trabajo se ha convertido en algo, muchas veces, muy operativo y delegado a personas con poca o inclusive ninguna experiencia en esta labor como pueden ser profesionales recién egresados o estudiantes en práctica.

Si bien este tipo de personas ayudan en la captura de información, por experiencia sabemos que sus recomendaciones suelen ser de baja calidad. Por lo anterior, recomendamos siempre disponer de personal  tanto interno como externo cuando se requiera que tenga conocimiento estratégico de la empresa y experiencia en este tipo de trabajo. Por todo esto, es recomendable tener unos protocolos de comunicación y de trabajo que generalmente no se atienden o se hacen de manera descuidada.
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Recomendamos antes de empezar un estudio tener un buen conocimiento de la empresa y su sector, su plan estratégico, los principales indicadores de los procesos como también de los principales problemas. Un estudio con las anteriores características garantiza unas conclusiones de calidad y de optimización tanto en las funciones y cargas de trabajo como en los procesos.